ПРАВИЛА ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ

• Помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дела.

• Помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса.

• Помещать приложения вместе с основными документами.

• Группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. В исключительных случаях, если документов мало, можно сформировать дело за 5 лет.

• Документы с разными сроками хранения группировать в отдельные дела.

• В дело включать лишь один экземпляр документа (оригинал). Черновики и копии уничтожаются.

• Документы в деле формируются по хронологии (январь-декабрь).

• Трудовые договоры формируются по дате заключения договора или по алфавиту. Дополнительны соглашения к ним прикладываются в хронологическом порядке.

• Личные карточки формируются по дате увольнения работника, по алфавиту.

• К трудовым договорам, личным карточкам, личным делам составляются внутренние описи.

• Одно дело должно быть объемом на более 250 листов, толщина корешка не более 4 см.

• Никаких персональных данных в деле (копии паспортов, СНИЛС и т.п.)!!!

Важно!

При формировании дела необходимо проверить наличие подписей, печатей, приложений, проставление дат и т.д. Без необходимых реквизитов документ юридически недействителен.